المحاسبة هي تسجيل العمليات المالية اليومية بالتفصيل ثم إظهار النتائج بشكل إجمالي أو تفصيلي و هي عادة لا تتدخل في الحكم على نجاح أو فشل الشركة أو المنشأة، و لكن على المدى البعيد اسند للمحاسب بعض المهام الإدارية لتحليل النتائج المستخلصة و إبداء رأيه.

مفاهيم أولية

الحساب: سنتعرف في البداية على أهم عنصر في المحاسبة وهو “الحساب”، و لمن لم يدرس المحاسبة، الحساب هو قيمة مالية تدل على شخص أو شركة أو شيء معنوي وهو نفس الحساب الذي يفتحه لك البقال ليسجل عليك ذمتك المالية ليطالبك في آخر الشهر برصيدك لتقوم بتسديده، وإذا نظرنا إلى دفتر البقال سنجد أنه خصص لك صفحة (أو عدة صفحات) في دفتر، يقوم بتسجيل مشترياتك من عنده ثم في آخر الشهر يقوم بعملية الجمع و احتساب الرصيد. ما المقصود بالحساب المعنوي، هو أيضا حساب له مجموعة صفحات في الدفتر و لكن لا نسجل فيه ذمم الآخرين، ربما نسجل مصاريفنا اليومية من دفعات هنا وهناك بهذا نستطيع أن نجمع الأرقام في نهاية الشهر و نعرف مقدار المصاريف التي استهلكناها، أي أننا لا نطالب أحد بتسديد تلك الذمة، هي فقط للتعرف على النتائج لاتخاذ القرارات المناسبة.
المادة: هنالك عنصر آخر هام وهو “المادة” و لكنها أكثر بساطة لأننا نتعامل بها كل يوم، فهي السلع و البضائع التي نبيعها و نشتريها، و هي أيضا يخصص لها عدة صفحات في دفتر ليتم تسجيل الكميات المشتراة و المباعة بشكل تفصيلي ثم في نهاية اليوم أو الشهر نستطيع أن نعرف الكميات المتداولة بشكل إجمالي و الأهم من ذلك معرفة الكمية الموجودة لدينا و المتوفرة في المستودعات.





اليومية: إذا كان لديك حسابات كثيرة سيصبح من الصعب أن تتنقل بين الصفحات الكثيرة للحسابات و سوف تفقد أهم صفة للمحاسبة و هي تسجيل العمليات بشكل يومي، أي إنني لا أستطيع أن أعرف ماذا حدث في ذلك اليوم، لذلك تم إتباع طريقة تتم على مراحل

• أولا تسجيل العمليات التي تحدث يوميا في دفتر واحد بشكل متسلسل
  ثم في نهاية اليوم نعيد توزيع هذه العمليات على دفاتر الحسابات المخصصة لها،
• ثم نقوم بجمع القيم و احتساب الأرصدة

البرامج المحاسبية اختصرت المرحلتين الثانية و الثالثة أي فعليا عليك أن تقوم بإدخال العمليات اليومية و هي ستتولى باقي المهام عنك.
الفواتير: هي أيضا تندرج تحت اليومية و لكن يتم إدخال العمليات التي حدثت على المواد (السلع و البضائع) وقد تعطى نسخة منها للزبون عند عملية البيع، الأمر المميز للفواتير أنها تترافق مع عمليات مالية خاصة بها يجب أن تسجل في اليومية و مرتبطة بها، البرامج المحاسبة الحديثة تتولى توليد هذه العمليات بشكل آلي مع عملية توزيع مدخلات الفواتير إلى الصفحات المخصصة لها و إيجاد المجاميع و القيم الإجمالية.
باختصار:
لدينا هذه العناصر الهامة التي علينا التركيز عليها خلال عملنا و هي (الحساب، المادة، اليومية، الفواتير)
هنالك مفهومين هامين لمن لا يعرف المحاسبة هما الـ (المدين و الدائن) و لكن الكثير يبدأ بحك رأسه كلما تعرض لإحدى هاتين الكلمتين على الرغم من بساطتهم، و بما أننا لا نستطيع أن نتجاوزهم سأشرحهم بشكل مبسط، نقسم هذين المفهومين إلى أربع مفاهيم (قيمة مدينة، قيمة دائنة، حركة مدينة، حركة دائنة)
القيمة المدينة: هي ذمة لنا ممكن أن تكون كقيمة زبون يسحب من عندنا بضاعة يعني هو مدين لنا بمبلغ يجب عليه تسديده، أو قيمة المصاريف التي قمنا بها خلال اليوم طبعا لا نستطيع أن نطالب بها إلا إذا كان خطأ و نريد استرداها
القيمة الدائنة: هي ذمة علينا مثلا قيمة حساب مورد للبضاعة نسحب من عنده بالآجل، أو قرض أو رأسمال شريك، يعني نحن مدينين لهؤلاء أي هم دائنون لنا.
الحركة المدينة والدائنة:المدينة هي التي نسجلها في اليومية ليتم توزيعها على الحسابات و تجعل من الحساب المدين مدين أكثر أو من الحساب الدائن أقل دائنية إلى أن يقلب مدينا، و الحركة الدائنة بالعكس تماما. إذا نظرت إلى كلمة مدين و دائن كقيم جبرية أي موجبة و سالبة لفهمت مدى بساطتهما و خاصة إذا اعتبرت الحسابات مثل المتحولات التي تعاملنا معها في الرياضيات
لن نستطيع أن نشرح المحاسبة بشكل موجز لكنها قد تكون جيدة للمتابعة معنا

مفاهيم برامج المحاسبة

أغلب البرامج المحاسبية تعتمد نفس المنهاج في التعامل و نفس المفاهيم، و أغلبها تقوم على الاختلاف في تقديم التسهيلات في إدخال البيانات أو السرعة في إظهار النتائج و فرزها و ليس في المحاسبة نفسها إذ لا تستطيع أن تخرج عن المفهوم الأكاديمي للمحاسبة، أي سوف نجد لديها كلها (بطاقة حساب، بطاقة مادة، يومية ، فواتير، أرصدة حسابات، جرد مواد، إلخ)، و لكن هنالك مفاهيم إضافية سوف تضاف إليها نتيجة العمل على الحاسب مثل (الملف، شاشة، كلمة المرور، الخصائص، صيانة، النسخ الاحتياطي، المخدم) سيتم التعرف عليها بالتدريج.